Un’azienda può conoscere con precisione quanto spende per l’energia senza avere un quadro altrettanto chiaro di come viene utilizzata. Può disporre dei consumi mensili, delle fatture dei fornitori e della documentazione tecnica degli impianti, ma non sapere ancora se quelle informazioni siano sufficienti per analizzare la prestazione energetica delle proprie attività.
È una delle questioni che emergono quando si valuta l’adozione della ISO 50001. L’interesse per un Sistema di Gestione dell’Energia può essere già concreto, mentre restano da chiarire il perimetro del progetto, le responsabilità da coinvolgere e il lavoro necessario per organizzare le informazioni disponibili.
Da dove iniziare, quindi?
Prima di definire procedure e attività operative, l’impresa ha bisogno di comprendere quale esigenza intenda affrontare, quali processi siano interessati e quali informazioni energetiche possa effettivamente utilizzare. Deve inoltre individuare le analisi che richiederanno competenze specialistiche durante la costruzione del sistema.
Prepararsi alla ISO 50001 non significa completare in anticipo tutte le attività previste dalla norma. Significa creare le condizioni per impostare un progetto coerente con l’organizzazione e con le sue caratteristiche energetiche.
Prima di partire: quale esigenza deve affrontare l’azienda?
La UNI CEI EN ISO 50001:2018+A1:2024 definisce i requisiti per creare, attuare, mantenere e migliorare un Sistema di Gestione dell’Energia (SGE). Il sistema deve consentire all’organizzazione di perseguire il miglioramento continuo della prestazione energetica attraverso un approccio strutturato.
La finalità è definita dalla norma. Le ragioni per cui un’impresa decide di adottarla possono invece essere diverse.Un’azienda può voler comprendere meglio l’andamento dei propri consumi, rendere più sistematico il controllo delle attività energeticamente rilevanti oppure coordinare processi che fino a quel momento sono stati gestiti separatamente. Un’altra può essere interessata alla certificazione per esigenze contrattuali o avere la necessità di verificare obblighi normativi applicabili.
Queste motivazioni non sono equivalenti e non conducono necessariamente alla stessa impostazione iniziale.
Se l’esigenza riguarda, ad esempio, il controllo dei consumi di uno stabilimento, sarà necessario comprendere quali informazioni siano disponibili e come vengano gestite le attività che influenzano l’utilizzo dell’energia. Se l’impresa dispone di più sedi, una delle prime questioni sarà invece individuare quali strutture e processi considerare nel progetto.
La Direzione deve poter esprimere l’esigenza aziendale in termini sufficientemente chiari da orientare le valutazioni successive.
Non significa stabilire subito obiettivi numerici di miglioramento. Questi dovranno essere sviluppati attraverso la pianificazione energetica, sulla base delle analisi e delle informazioni pertinenti.
Significa, più semplicemente, non confondere la decisione di adottare la ISO 50001 con la definizione del progetto necessario per applicarla.
Definire il perimetro e coinvolgere le funzioni giuste
Una delle prime decisioni riguarda le attività che saranno interessate dal Sistema di Gestione dell’Energia.
La ISO 50001 può essere applicata a organizzazioni di qualsiasi dimensione e settore, ma il campo di applicazione e i confini del sistema devono essere determinati secondo i requisiti della norma.
Per un’impresa che opera in un’unica sede, la ricognizione iniziale potrebbe apparire relativamente semplice. In presenza di più stabilimenti, edifici o attività differenti, le questioni da affrontare aumentano.
Non basta identificare gli immobili coinvolti. Occorre comprendere quali attività utilizzino energia, come siano gestite e quali processi possano influenzarne la prestazione. L’ipotesi iniziale di perimetro dovrà poi essere approfondita e formalizzata nel sistema, senza escludere arbitrariamente elementi rilevanti.
Questa valutazione richiede anche di individuare le persone che conoscono effettivamente i processi.
Si consideri un’azienda manifatturiera. L’amministrazione può disporre dei contratti di fornitura e delle fatture, la manutenzione conoscere le condizioni operative degli impianti, mentre la produzione può spiegare come variano le lavorazioni e i tempi di utilizzo delle macchine.
Le informazioni necessarie alla gestione energetica sono quindi distribuite tra funzioni che hanno responsabilità differenti.
Affidare il coordinamento del progetto a un responsabile non significa che tutte queste informazioni diventino automaticamente disponibili. Occorre stabilire chi debba fornirle, come possano essere raccolte e quali figure debbano partecipare alle decisioni.
La Direzione mantiene un ruolo centrale nell’indirizzo del sistema e nella disponibilità delle risorse. Le altre funzioni devono essere coinvolte in relazione alle attività effettivamente svolte e alla loro influenza sulla prestazione energetica.
Non esiste un organigramma identico per tutte le imprese. La struttura delle responsabilità deve riflettere l’organizzazione reale, non soltanto quella rappresentata nei documenti.
Quali informazioni energetiche sono già disponibili?
La disponibilità dei dati è un’altra questione da affrontare nelle fasi iniziali.
Molte imprese possiedono già informazioni utili: fatture, registrazioni dei consumi, documentazione degli impianti, contratti energetici, dati provenienti da sistemi di monitoraggio o registrazioni delle attività produttive.
Il problema non è necessariamente l’assenza di dati. Può essere la difficoltà di interpretarli o metterli in relazione.
Un consumo mensile complessivo, per esempio, indica quanta energia è stata utilizzata in un determinato periodo. Da solo, però, potrebbe non consentire di comprendere quali attività abbiano contribuito maggiormente al risultato o se una variazione dipenda da un cambiamento della prestazione energetica.
Se la produzione aumenta, anche il consumo complessivo può crescere. Per valutare ciò che è realmente cambiato occorre considerare i fattori pertinenti e utilizzare criteri di confronto appropriati.
È qui che emerge la differenza tra avere informazioni sui consumi e disporre di informazioni utilizzabili per valutare la prestazione energetica.
Prima di avviare le analisi tecniche, l’impresa può quindi ricostruire quali dati siano disponibili, a quali periodi si riferiscano, chi li raccolga e quali attività descrivano.
In questa ricognizione possono emergere situazioni differenti: misurazioni riferite a più impianti, registrazioni discontinue, dati conservati da funzioni diverse oppure informazioni che non permettono di distinguere i consumi di determinate attività.
Non tutte queste difficoltà devono essere risolte prima dell’avvio del progetto. Devono però essere riconosciute, perché incidono sul lavoro da pianificare.
Sarebbe poco utile richiedere a una funzione aziendale di monitorare un indicatore senza aver prima verificato se esistano i dati necessari per alimentarlo e mantenerlo aggiornato.
Dalla ricognizione iniziale alla pianificazione energetica
Una volta individuate le informazioni disponibili, occorre distinguere il lavoro preparatorio dalle attività che appartengono alla costruzione del Sistema di Gestione dell’Energia.
La ricognizione iniziale serve a comprendere la situazione di partenza. Non equivale alla revisione energetica prevista nell’ambito della pianificazione del sistema.
La ISO 50004:2020 fornisce indicazioni per l’implementazione, il mantenimento e il miglioramento di un Sistema di Gestione dell’Energia conforme all’impostazione della ISO 50001.
Il percorso comprende attività organizzative e tecniche che devono essere sviluppate in modo coerente.
L’impresa può inizialmente identificare le fonti informative, le persone da coinvolgere e le eventuali lacune nei dati. Successivamente, attraverso la pianificazione energetica, dovrà analizzare gli usi e i consumi energetici, individuare gli usi significativi e definire strumenti adeguati per valutare la prestazione.
Questa distinzione evita due errori opposti.
Il primo è pensare che, prima di avviare il progetto, l’azienda debba avere già completato tutte le analisi richieste dal sistema.
Il secondo è ritenere che sia sufficiente raccogliere alcuni documenti e predisporre procedure per considerare affrontata la gestione energetica.
La ISO 50001 richiede qualcosa di più specifico: un sistema capace di governare e valutare la prestazione energetica.
Revisione energetica, indicatori e baseline: che cosa cambia
La revisione energetica permette di analizzare gli usi e i consumi di energia e di individuare gli elementi significativi per la pianificazione.
Da questo lavoro derivano informazioni necessarie anche alla definizione degli indicatori di prestazione energetica, comunemente indicati come EnPI, e delle baseline energetiche, o EnB.
Gli indicatori consentono di valutare la prestazione energetica attraverso parametri pertinenti. Le baseline costituiscono riferimenti rispetto ai quali confrontarne l’andamento.
La ISO 50006:2023 fornisce indicazioni specifiche per stabilire, utilizzare e mantenere indicatori e baseline e per valutare il miglioramento della prestazione energetica.
Per la Direzione non è necessario conoscere fin dall’inizio i metodi tecnici con cui saranno elaborati questi strumenti. È però importante comprenderne la funzione e le condizioni necessarie per utilizzarli.
Un indicatore, infatti, deve poter essere alimentato con informazioni adeguate. Una baseline deve costituire un riferimento pertinente alla prestazione che si intende valutare.
Per questo la qualità dei dati, la conoscenza dei processi e la disponibilità di competenze tecniche non sono aspetti separati dall’organizzazione del sistema.
La loro gestione deve essere prevista nel progetto, anche quando le analisi saranno svolte in una fase successiva.
Quali risorse e responsabilità richiede il progetto?
Chiarire il perimetro e conoscere le informazioni disponibili consente di affrontare una questione spesso meno visibile: il lavoro che l’azienda dovrà sostenere per costruire e mantenere il sistema.
Non si tratta soltanto di individuare un responsabile o affidare un incarico esterno.
La gestione energetica richiede che determinate informazioni vengano raccolte, analizzate e aggiornate; che le attività previste siano coordinate; che le responsabilità siano conosciute e che i risultati possano essere valutati.
La complessità dipende dall’organizzazione.
Un’impresa con un numero limitato di attività energeticamente rilevanti può avere esigenze di coordinamento differenti rispetto a un’azienda con più stabilimenti, processi produttivi articolati e sistemi di misurazione distribuiti.
La differenza non riguarda soltanto la quantità di documentazione da predisporre, ma soprattutto le attività necessarie per rendere operativo il sistema.
Se, ad esempio, i dati energetici sono disponibili presso un fornitore esterno, bisognerà comprendere come acquisirli e con quale continuità. Se determinate informazioni dipendono dalla produzione, sarà necessario coordinare la loro raccolta con le attività operative. Se mancano misurazioni utili, occorrerà valutare gli approfondimenti tecnici necessari.
Sono questioni che incidono sull’organizzazione del progetto e sulla scelta delle risorse da coinvolgere.
Un Sistema di Gestione dell’Energia non può essere mantenuto soltanto attraverso procedure formalmente corrette, se le attività e le informazioni su cui si fonda non vengono effettivamente presidiate.
ISO 50001 e altri Sistemi di Gestione: cosa si può integrare
Per un’azienda che applica già altri Sistemi di Gestione, l’introduzione della ISO 50001 non comporta necessariamente la creazione di una struttura gestionale completamente separata.
La norma può essere applicata autonomamente oppure integrata con altri sistemi.
Un’organizzazione che dispone di un Sistema di Gestione per la Qualità ISO 9001 o di un Sistema di Gestione Ambientale ISO 14001 potrebbe avere già definito modalità di gestione delle informazioni documentate, responsabilità, audit interni e riesame della Direzione.
Questi processi possono costituire una base per organizzare attività comuni, purché siano adeguati ai requisiti applicabili.
L’integrazione non deve però essere confusa con una sovrapposizione dei contenuti.
La gestione energetica richiede analisi e strumenti specifici, tra cui la revisione energetica, gli indicatori di prestazione e le baseline. La presenza di un altro sistema ISO non dimostra che tali attività siano già state svolte.
La valutazione iniziale dovrebbe quindi concentrarsi su due domande: quali processi gestionali esistenti possono essere utilizzati e quali attività devono invece essere sviluppate specificamente per la ISO 50001?
La risposta dipende dal funzionamento effettivo dei sistemi presenti in azienda, non soltanto dal possesso delle relative certificazioni.
Implementare il sistema e certificarlo sono due decisioni distinte
Un altro aspetto da chiarire riguarda la differenza tra adottare un Sistema di Gestione dell’Energia e richiederne la certificazione.
Implementare la ISO 50001 significa costruire e applicare un sistema che soddisfi i requisiti pertinenti della norma. La certificazione consiste invece nella valutazione indipendente della conformità del sistema da parte di un organismo di certificazione.
La documentazione ufficiale ISO sulla gestione dell’energia chiarisce che la certificazione non è imposta dalla norma in quanto tale.
Questo non significa, però, che sia sempre facoltativa per qualsiasi impresa.
La legislazione applicabile può prevedere obblighi specifici per determinate organizzazioni, anche in relazione all’adozione e alla certificazione di sistemi di gestione energetica.
[INFORMAZIONE DA VERIFICARE PRIMA DELLA PUBBLICAZIONE: disciplina italiana vigente e applicabilità degli obblighi derivanti dall’articolo 11 della direttiva (UE) 2023/1791.]
Prima di definire il percorso, l’azienda deve quindi distinguere le proprie finalità organizzative dagli eventuali obblighi normativi applicabili.
Occorre inoltre mantenere separati i ruoli: la consulenza può supportare l’impresa nell’impostazione e nello sviluppo del sistema; la certificazione compete a un organismo indipendente.
Quando l’azienda è pronta per impostare il progetto?
Non è necessario che un’impresa disponga già di tutte le informazioni energetiche o abbia risolto ogni criticità organizzativa prima di iniziare a costruire il sistema.
Alcune lacune emergeranno proprio durante le analisi. Altre potranno richiedere attività di misurazione, approfondimenti tecnici o modifiche nelle modalità di raccolta delle informazioni.
Ciò che conta, nella preparazione, è distinguere le questioni già chiarite da quelle che dovranno essere affrontate durante il progetto.
La Direzione dovrebbe aver compreso perché intende adottare la ISO 50001, quali attività potrebbero rientrare nel sistema e quali funzioni dovranno contribuire alla sua costruzione. Dovrebbe inoltre conoscere, almeno in termini preliminari, quali informazioni siano disponibili e quali competenze tecniche sarà necessario coinvolgere.
Non si tratta di una verifica di conformità né di una checklist obbligatoria prevista dalla norma.
È un modo per evitare di iniziare il lavoro con aspettative poco definite, responsabilità assegnate soltanto formalmente o informazioni considerate sufficienti senza averne verificato l’effettiva utilità.
La preparazione non termina necessariamente con un documento o con una riunione iniziale. Può richiedere confronti tra funzioni, ricognizioni dei dati e una progressiva definizione delle attività.
Il risultato è una base di lavoro sulla quale costruire la pianificazione energetica e le successive componenti del sistema.
Dall’interesse per la ISO 50001 all’impostazione del progetto
Per un’impresa che sta valutando la ISO 50001, il primo approfondimento non riguarda necessariamente le procedure da predisporre. Può essere più utile comprendere quali decisioni debbano essere assunte, quali informazioni siano già utilizzabili e quali attività richiedano ulteriori analisi.
È su questo terreno che la preparazione organizzativa si collega alla costruzione del Sistema di Gestione dell’Energia.
AS.CO. Formazione, nell’ambito della consulenza sui Sistemi di Gestione, può rappresentare un interlocutore per approfondire l’impostazione organizzativa del percorso, distinguendo gli aspetti gestionali dalle valutazioni energetiche che richiedono competenze specialistiche.
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